Welche Kontoauszüge wie lange aufheben?

Kontoauszüge sind die besten Beweismittel, wenn es darum geht, bei einer Scheidung den Zugewinnausgleich zu verhandeln oder den Kontostand zum Zeitpunkt der Trennung nachzuweisen. Auch zur Auskunft über das eigene Einkommen im Hinblick auf Unterhaltspflichten sind sie von Wert. Möchten Sie aber nicht in der Papierflut versinken, sollten Sie wissen, welche Kontoauszüge ein, drei oder gar 10 Jahre privat aufgehoben werden sollten.

Banken sind gesetzlich verpflichtet, Daten über Kontobewegungen wenigstens zehn Jahre lang aufzubewahren oder digital abzuspeichern (§ 257 HGB). Für Banken gilt nichts anderes als für jedes andere Handelsunternehmen auch. Neben Handelsbüchern, Bilanzen, Jahresabschlüssen oder Lagerberichten sind auch die Kontoauszüge bzw. -bewegungen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung).

Sollten Sie Ihre Kontoauszüge vernichtet haben, können Sie bei Ihrer Bank für einen bestimmten Zeitraum einen Kontoauszug nachträglich ausstellen lassen. Das Verfahren ist aber aufwändig und dauert seine Zeit. Außerdem erheben die meisten Banken hierfür eine Gebühr.

Können – ja, sollen – naja. Es ist nicht einfach zu beurteilen, ob und inwieweit Sie irgendwann einmal einen Kontoauszug aus der Vergangenheit benötigen. Sind Sie darauf angewiesen, mit der Vorlage eines Kontoauszugs irgendetwas beweisen oder widerlegen zu müssen, tragen Sie das Risiko, wenn Sie den Kontoauszug weggeworfen haben.

Allgemein empfiehlt sich, dass Privatpersonen drei Jahre lang alle wichtigen Unterlagen aufzubewahren sollten. Grund ist die Verjährungsfrist. Ansprüche verjähren im Regelfall nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährungsfrist beginnt dabei mit Ablauf des Jahres, nach dem der Anspruch entstanden ist. Ansprüche, die beispielsweise im Jahr 2022 entstanden sind, verjähren mit Beginn des Jahres 2023 zum 31.12.2025.

Im Zweifel empfiehlt sich jedenfalls, schriftlich vorliegende Kontoauszüge zumindest für einen gewissen Zeitraum von wenigstens drei Jahren aufzubewahren. Führen Sie Ihr Bankkonto online, bieten die Online-Banken vielfach die Möglichkeit, Kontoauszüge zu archivieren. Die Archivierung kostet keine Gebühren und gewährleistet, dass Sie auch nach Ablauf gewisser Zeiträume Zugriff auf die Kontoauszüge haben. Sie können nicht wissen, ob Sie einmal darauf angewiesen sind.

Der Tag der Trennung ist vorwiegend relevant für den Beginn des Trennungsjahrs. Soweit der Ehegatte aus Anlass Ihrer Trennung das Guthaben vom gemeinsamen Girokonto abgehoben hat, können Sie mit einem Kontoauszug beweisen, wie hoch das Guthaben am besagten Tag war. Im Regelfall ist es so, dass das Guthaben auf einem Gemeinschaftskonto beiden Ehepartnern gleichermaßen gehört und keiner Anspruch darauf hat, das gesamte Guthaben für sich zu beanspruchen. Dabei ist unbedeutend, von wem das auf dem Konto befindliche Guthaben stammt. Grundsätzlich hat jeder Anspruch auf die Hälfte des Guthabens auf dem Gemeinschaftskonto.

Läuft das Girokonto auf Ihren Namen und war der Ehegatte über eine Partnerkarte verfügungsberechtigt, erlischt die Verfügungsvollmacht, sobald Sie sich trennen (BGH FamRZ 1988, 476). Die Verfügung des Ehegatten dient dann nämlich nicht mehr der gemeinsamen Lebensführung und ist ehewidrig. Mit einem Kontoauszug beweisen Sie den Kontostand und damit Ihren Anspruch auf Rückerstattung des Guthabens.

Sind Sie aus Anlass Ihrer Trennung und Scheidung gegenüber dem Partner auskunftspflichtig, haben Sie eine vollständige und klare Aufstellung Ihrer Einkünfte vorzulegen (§ 1605 BGB). Auf Verlangen sind Einkommensunterlagen beizufügen, also z.B.

• Lohnabrechnungen,
• Steuerbescheide,
• Gewinn- und Verlustrechnungen,
• Verträge,
• Quittungen,
• aber eben eventuell auch Kontoauszüge.

Kopien reichen aus.

Sind Sie als Selbstständiger oder als Gewerbetreibender zur Buchführung verpflichtet, sind steuerliche Belege je nach der Art der Unterlagen mindestens sechs Jahre (z.B. Handels- und Geschäftsbriefe) oder zehn Jahre (z.B. Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge) lang aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung). Im Jahr 2023 können also Unterlagen aus dem Jahr 2012 vernichtet werden. Diese steuerlichen Aufbewahrungsfristen können aber nicht auf andere Lebensbereiche übertragen werden.

Sind Sie Erbe, übernehmen und verwalten Sie den Nachlass des Erblassers. Es kann sich empfehlen, zumindest vorübergehend auch die Rentenunterlagen aufzubewahren. Sie müssen damit rechnen, dass der bzw. die Verstorbene zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist und Sie als Erbe und Rechtsnachfolger in diese Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt einsteigen. Sie müssen dann wissen, welche Rente gezahlt wurde.

Als Erbe sind Sie verpflichtet, einem Pflichtteilsberechtigten Auskunft über den Bestand des Nachlasses zu erteilen. Hierzu gehören auch Auskünfte über die Konten des Erblassers. Dies gilt umso mehr, als sich trotz eines regelmäßigen monatlichen Einkommens kein Geld auf den Konten befindet. Liegen Anhaltspunkte für Schenkungen oder Veruntreuung von Geld vor, ist es dem Erben zuzumuten, bei der Bank Kontoauszüge anzufordern. Das OLG Stuttgart hat hierzu festgestellt, dass der Erbe verpflichtet ist, von seinem Auskunftsrecht gegenüber der Bank Gebrauch zu machen und Kontobewegungen festzustellen, wenn der Verdacht besteht, dass der Erblasser in den letzten zehn Jahren vor seinem Tod Zuwendungen von seinem Bankkonto schenkungsweise an Dritte erbracht hat (Urteil v. 26.1.2016, Az. 19 W 78/15).

Eine gesetzliche Pflicht, Kontounterlagen zu archivieren, besteht nicht. Wer sein Recht in punkto Zugewinnausgleich, Unterhalt & Co. jedoch mittels handfester Beweise durchsetzen will, hat es mit den entsprechenden Kontoauszügen leichter.